正確に伝えたい。でも、説明が難しくなってしまう。

説明しているのに、
伝わっていない。

• 用語を説明すると、文章が長くなる
• 社内では通じるのに、社外に伝わらない
• 正確に書くほど、注記が増えていく
• やさしく直すと、意味が変わってしまう

営業や問い合わせで、サイトに書いた内容をもう一度説明している。制度やサービスについて原稿を書いても、確認のたびに注記が増える。読む人のために短くすると、今度は専門の担当者から「この条件が抜けている」と戻される。正確さと読みやすさの間で、担当者が迷う場面です。

社内で使う資料には、知識のある人同士なら省略できる説明があります。ところが、お客様や採用候補者は同じ前提を持っていません。用語を置き換えただけでは、なぜその話が必要なのか、どこまで自分に当てはまるのかが見えないままです。

必要なのは、内容を薄くすることではありません。読者が最初に知りたいことと、理解するために足りない前提を見つけること。専門知識を持つ人の説明を、そのまま並べるのではなく、読む人が判断できる単位へ整理します。

専門家の順番から、
読者の疑問の順番へ。

専門家は、分類や制度の仕組みから説明できます。一方、初めて読む人が知りたいのは、「何ができるか」「自分に関係するか」「何を用意するか」です。説明する側に自然な順番と、読む側に必要な順番は同じではありません。

読者を「一般の人」とだけ置くと、どの前提から説明するかが決まりません。初めて検討する担当者なのか、仕組みは知っていて条件を比べたい人なのか。記事を読む場面まで具体化すると、説明を足す場所と、詳しく書かなくてよい場所が分かれます。

営業で繰り返し受ける質問や、問い合わせで補足していることを集めます。「結局、うちも対象ですか」「この言葉は何を指しますか」。現場の質問には、社内では省いている前提が表れます。読み手がつまずくところから、見出しと本文の順番を考えます。

言葉を置き換えても、
意味は変えない。

専門用語には、似た日常語では表せない意味があります。簡単な言葉へ置き換えると、定義や対象が広がってしまう場合は、用語を残して短く説明します。名称を知ることが読者の次の行動に必要なら、その言葉を覚えられる形にします。

最初に出てくる用語の近くへ意味を添え、同じ言葉の説明を何度も繰り返さないようにします。略語だけで見出しを作るより、その記事で何がわかるかを先に示す。読者が言葉を調べるために、本文を離れずに済む配置を考えます。

たとえ話も、共通する点と異なる点を意識して使います。身近な例で入口を作っても、制度や取引の仕組みまで同じにはなりません。例えで理解してほしい部分を絞り、説明の代わりとして広げすぎないようにします。

図解は、飾りよりも、
関係を伝えるために。

図解が役立つのは、順番、比較、分担、条件の違いを見せたいときです。手続きなら工程図、選択肢なら比較、関係者の役割なら分担図。伝える内容に合わせて形を選び、本文をそのまま小さな箱に移すだけの図にはしません。

図の中へすべてを入れようとすると、文字が小さくなり、読む順番も見えなくなります。図では全体像を示し、対象や例外は近くの文章で説明する。同じ内容を長文と図で繰り返すのではなく、それぞれが受け持つ情報を決めます。

スマホでも、図を縮小するだけでは読みづらくなります。横に並ぶ工程を縦にする、比較の軸を揃えるなど、見せ方を変えます。図の文字や条件も原稿の一部として確認し、見た目を整える工程と、内容を確かめる工程をつなぎます。

言の葉＋は、
専門的な話を読者の言葉へ。

言の葉＋は、チームで運営する編集スタジオです。企画・構成・執筆・編集を工程ごとに相談できます。資料からの記事化、担当者への取材、既存原稿の見直しなど、手元の情報と社内の体制に合わせて入口を選びます。

「資料はあるが文章にできない」「専門の担当者が書いた原稿を整えたい」「サービスの説明が難しい」。その状態のままご相談ください。何を残し、どこを補い、誰へ確認するかを整理し、読者が理解できる構成と文章へつなげます。