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CASE STUDY

月16時間の報告業務を半減。
ノースリンクが営業会議を「次の一手を考える場」に変えるまで

法人向けの設備保守・定期点検サービスを手がける株式会社ノースリンク。オフィスビルや商業施設、物流施設の設備管理を、3拠点・12名の営業体制で支えています。

同社が課題を抱えていたのは、営業案件の「管理」でした。担当者ごとにExcelで案件を管理し、顧客とのやり取りはメールと個人メモに分散。担当者が不在になると、案件がどこまで進んでいるのか誰にも分からない——そんな状態が、拠点と人員の拡大とともに、少しずつ現場を圧迫していました。

営業・顧客管理クラウド「FlowBase」の導入から約1年。同社は月次報告の作成時間を月16時間から8時間へと短縮し、営業会議のあり方そのものを変えました。導入を主導した営業部マネージャーの佐伯真由さんに、検討のきっかけから、現場の反発を乗り越えた定着の工夫までをうかがいました。

担当者が休むと顧客対応が止まる——属人化したExcel管理の限界

導入前、ノースリンクの案件管理は営業担当者それぞれのExcelに委ねられていました。共通フォーマットは用意されていたものの、使ううちに列が足され、あるいは削られ、最終的には担当者ごとに少しずつ異なる表になっていたといいます。

「その人が席にいれば確認できるので、以前はそこまで大きな問題だと感じていませんでした」と佐伯さんは振り返ります。状況が変わったのは、営業担当と拠点が増えてきたときでした。

限界を痛感した出来事があります。ある担当者が急に休んだ日、顧客から「前回お願いした見積もりはどうなっていますか」と問い合わせが入りました。しかし担当者のExcelは本人のパソコンの中。メールの経緯もすぐには追えず、別のメンバーが対応しようにも、どこまで話が進んでいるのか分かりません。

「結局、お客様にもう一度、経緯を説明していただくことになりました。こちらの内部事情で、お客様に手間をかけさせてしまったんです」

情報が個人に紐づいたままでは、いずれ顧客に迷惑がかかる。佐伯さんはそう強く感じたといいます。もう一つの負担が、月次報告でした。各担当者からファイルを集め、表記をそろえ、数字の抜けを確認する。集計だけで毎月16時間ほどを要し、締め日の前後は半日がその作業で消えていました。

「会議が数字合わせで終わる」——導入を決めた本当のきっかけ

ツール導入を検討する直接のきっかけは、営業会議で数字の食い違いが続いたことでした。ある案件について、担当者は「提案済み」と認識していた一方、マネージャー側の資料では「見積もり作成中」のまま。担当者のExcelは更新されていたものの、報告用ファイルに反映されていなかったのです。

こうしたずれが重なるうちに、会議の時間は「正しい状況を確認する」ことに費やされるようになっていきました。

「営業会議なのに、次に何をするかを話す前に、『この数字は合っていますか』『この案件は今どこですか』という確認で終わってしまう。それはもったいないな、と」

案件情報を一か所に集め、全員が常に同じ情報を見られる環境が必要だ——社内でそう合意し、ツールの比較検討が始まりました。

機能の多さより「現場が使い続けられるか」を最優先に

比較にあたって佐伯さんが最も重視したのは、機能の豊富さではなく「現場が使い続けられるか」でした。

「営業管理ツールを調べると、本当にいろいろな機能があります。細かい分析ができたり、自動化できたり、見ていると魅力的なんです。ただ、当社の営業メンバーはITツールに詳しい人ばかりではありません」

入力項目が多すぎれば、最初は使っても、やがて入力されなくなる。その未来が見えていたからこそ、日々の入力が簡単であること、そして必要な項目を自社に合わせて調整できることを優先しました。あわせて、契約して終わりではなく、定着するまで伴走してくれるかを念入りに確認したといいます。

FlowBaseを選んだ決め手は、画面の分かりやすさと、導入前の相談の具体性でした。

「他社の説明は『この機能を使えば効率化できます』という話が中心でした。FlowBaseの担当者は、今使っているExcelを見たうえで、『この項目は残した方がいい』『これは入力負担になるので最初は外しましょう』と整理してくれたんです」

欲しいと伝えた機能をすべて盛り込むのではなく、むしろ最初は絞った方がよい——そう提案されたことが印象に残ったと佐伯さんは話します。「ツールを導入すること自体ではなく、現場で情報が共有される状態をつくることが目的だと、理解してくれていると感じました」

「管理されるのでは」という反発を、3名の試験運用で解いた

導入にあたっては、現場からの不安や反発もありました。特に長く営業を担当してきたメンバーからは、「Excelで困っていない」「入力作業が増えるだけではないか」という声が上がったといいます。背景には、「管理される」ことへの警戒感もありました。訪問件数や進捗が可視化されることで、行動を細かくチェックされるのではないか——。

「その気持ちは分かりました。私自身も、入力項目が増えるだけなら導入する意味はないと思っていましたから」

だからこそ、佐伯さんは「明日から全員で使う」という進め方を取りませんでした。まず3名で試験的に運用し、入力しづらい項目や不要な項目を洗い出す。その結果を示しながら、少しずつ全体へ広げていきました。

定着に向けた工夫も、段階的でした。最初の1か月は、入力の正確さよりも「毎日開くこと」を優先。項目を完璧に埋めようとすれば負担感が強まるため、案件の状況と次回の対応予定だけを入力してもらうことから始めます。

「お願いするだけでなく、会議でFlowBaseの画面を実際に使いました。入力した情報がそのまま会議や引き継ぎに使われると分かると、『自分のためにもなる』と感じてもらえたようです」

入力されていない案件があれば、佐伯さん自身が個別に声をかけました。ただし責めるのではなく、「この案件、次はいつ連絡する予定でしたっけ」と一緒に確認する形で。定着は、仕組みだけでなく、こうした日々のコミュニケーションによって支えられていきました。

月次報告16時間→8時間。会議は「次の一手を考える場」へ

導入後、日々の業務は「人に聞かなくても分かることが増えた」と佐伯さんは表現します。以前は案件の状況を確認するために担当者を探し、声をかけ、メールを送っていました。今はFlowBaseを見れば、最後に連絡した日も、次に取るべき対応も把握できます。担当者側も、マネージャー向けに別の報告資料を用意する必要がなくなりました。普段の業務のなかで情報を更新しておけば、それがそのまま共有情報になるためです。

数字で表れた成果が、月次報告の作成時間です。月16時間ほどから、8時間程度へ。

「完全に自動化されたわけではありません。数字の確認やコメントの追加は今も必要です。ただ、各担当者のExcelを集めて表記をそろえ、一つの表にまとめる作業がほぼなくなりました」

案件確認のための社内メールや声かけも、明確な計測はしていないものの、大きく減ったといいます。入力には多少の時間がかかるようになったものの、後から報告資料を作り、人に確認する時間を差し引けば、営業部全体の負担はむしろ軽くなったという実感です。

変化は、営業会議にも表れました。全員が同じ画面を見られるようになったことで、状況を一から説明する必要がなくなり、会議の時間は別のことに使えるようになりました。

「『この案件が止まっている理由は何か』『次は誰に相談すべきか』といった話に、時間を使えるようになりました。営業会議が、数字を集める時間から、次の一手を考える時間に変わったと思います」

拠点をまたいだ連携も進みました。以前は他拠点の状況が月次報告まで見えないこともありましたが、今は停滞している案件に途中で気づけます。担当者同士が似た業種の提案事例を探し、「この資料が使えそうです」と共有する場面も増えているといいます。

完成ではなく、改善を続ける——今後に向けて

FlowBaseの活用について、佐伯さんは「まだ完成したとは思っていません」と率直に語ります。現在は案件管理と顧客対応履歴の共有が中心ですが、今後は受注後の保守部門との連携にも広げたい考えです。営業が聞いていた顧客の要望と、実際に保守を担当するメンバーが受け取る情報とにずれが生じることがあるため、受注時点で必要な情報が自然に引き継がれる状態を目指します。

ただし、性急な拡大には慎重です。「最初から利用範囲を広げすぎると、また入力項目が増えてしまいます。今の運用が安定してから、必要な部署と相談しながら少しずつ広げる予定です」

最後に、同じような課題を持つ企業へのメッセージをうかがいました。

「ツールを入れれば、すぐに情報共有ができるようになるわけではありません。当社でも最初は『入力が面倒』という声がありました。ただ、今のやり方に慣れていることと、そのやり方に問題がないことは、別だと思うんです」

特定の人に聞かなければ分からない情報があるなら、担当者本人にも、周囲にも負担がかかっている。だからこそ、最初から完璧な仕組みを目指すのではなく、必要最低限の項目から始めること。そして、現場が実際に楽になる使い方を一緒に考えてくれるサービスを選ぶこと。佐伯さんの言葉からは、現場に合わせて小さく始め、運用を見直し続けることの大切さが伝わってきます。

架空サンプル・約3,600字／企画・取材設計・構成・執筆：言の葉＋