試算表を見るとき、
最初に確認したい3つの数字

試算表は「答え」ではなく、質問を見つける資料

1つ目の数字｜粗利益

売上が増えたときほど、粗利益を先に確認する。

粗利益は、売上から、その売上をつくるために直接かかった原価を差し引いた利益です。業種によって原価に含めるものは異なりますが、建設業なら材料費や外注費、制作会社なら案件に直接かかる外注費などが該当します。

売上が計画を上回っていても、粗利益率が下がっている場合は注意が必要です。値引きが増えた、外注費が想定より高かった、利益率の低い案件が多かったなど、いくつかの理由が考えられます。

確認したい質問

• 売上が増えた案件は、粗利益も確保できているか
• 見積もり時の原価と実際の原価に差がないか
• 外注費や仕入価格が変わっていないか
• 値引きや追加対応が増えていないか
• 利益率が大きく異なる商品・案件はないか

粗利益の変化を見つけたら、会計上の数字だけで終わらせず、案件や現場の出来事まで戻って確認します。

2つ目の数字｜営業利益

会社を維持する費用を払ったあと、いくら残ったか。

営業利益は、粗利益から、人件費、家賃、通信費、広告費など、会社を運営するための費用を差し引いた利益です。本業全体の採算を確認する数字と考えるとわかりやすいでしょう。

粗利益が増えていても、採用、外注体制、広告、事務所移転などで固定費が増えれば、営業利益は減ることがあります。大切なのは、費用が増えたこと自体を悪いと決めつけないことです。

将来の売上をつくるために必要な採用や広告であれば、予定どおりの支出か、その効果をいつ確認するかを決めます。予定していない費用が増えた場合は、原因と継続性を確認します。

確認したい質問

• 今月だけ発生した費用と、今後も続く費用はどれか
• 採用や広告など、先行投資として増えた費用はあるか
• 固定費をまかなうために必要な粗利益はいくらか
• 計画した営業利益との差は、どの費用から生じたか

3つ目の数字｜現預金

利益が出ていても、同じだけお金が増えるとは限らない。

現預金は、現金と預金の残高です。利益と現預金は同じ動きをしません。売上を計上しても入金前なら預金は増えず、借入金の返済や設備購入では、費用の計上と異なるタイミングでお金が出ていきます。

7月末に1,180万円あっても、その金額だけを見て投資や採用を決めることはできません。翌月以降の納税、給与、外注費、借入返済、設備購入を反映し、最も残高が減る月を確認します。

確認したい質問

• 売掛金はいつ入金されるか
• 大きな支払いと納税はいつあるか
• 借入返済を含めた月末残高はいくらか
• 売上が計画を下回った場合、どこまで耐えられるか
• 会社として残したい安全資金はいくらか

安全資金ラインに唯一の正解はありません。固定費、入金条件、借入、経営者の考え方をもとに、会社ごとに設定します。

3つの数字を、この順番で見る理由

1. 粗利益で、商品や案件の採算を見る
2. 営業利益で、会社全体の採算を見る
3. 現預金で、支払いを含む実際のお金を見る

この順番で見ると、売上が増えたのに利益が残らない理由、利益が出ているのに預金が増えない理由を分けて考えられます。

比較するときの順番

• 前月と比べる
• 計画と比べる
• 前年同月と比べる
• 変化が大きい項目を現場の出来事と結びつける

単月の数字だけで良し悪しを決めると、季節性や一時的な支出を見落とします。比較する基準をそろえ、変化の理由を確認しましょう。

月次面談で確認したい5つの質問

1. 売上と粗利益の変化は、どの案件から生まれたか
2. 今月増えた費用は、一時的か、今後も続くか
3. 3〜6か月以内に大きな入金・支払い・納税はあるか
4. 採用や設備投資を行った場合、最低残高はいくらになるか
5. 次回面談までに、誰がどの資料を確認するか

月次面談は、税理士が数字を読み上げる時間ではありません。経営者が感じている変化と、試算表に表れた変化を照らし合わせ、次に確認することを決める時間です。

数字がそろわないときに見直すこと

試算表が遅い場合、担当者の作業速度だけが原因とは限りません。請求書の作成、領収書の保存、外注先からの請求、カード明細、売上計上の確認など、複数の場所で情報が止まっていることがあります。

見直す項目

• 資料を保存する場所が複数になっていないか
• 月末に確認する担当者と締切が決まっているか
• 不明な取引をまとめて質問できる状態か
• 売上と入金予定を別々に管理していないか
• 税理士から試算表を受け取る時期が決まっているか

最初から完璧な月次決算を目指す必要はありません。まずは、何が遅れているかを特定し、確認したい数字から順番に整えます。